immopolice

Übernahme einer Verwaltung

Dank unserer Erfahrung können wir die kurzfristige Übernahme einer Hausverwaltung schnell und einfach für Sie realisieren.

Bei der Übernahme einer Mietverwaltung bieten wir nach Absprache mit Ihnen zunächst folgende Leistungen an, um Sie, Ihre Wünsche, Ihr Objekt und seine Bewohner kennenzulernen:

Technische Bestandsaufnahme: Wir dokumentieren zunächst den Zustand der bestehenden Haustechnik, wie z.B. Aufzüge, Heizung, zentrale Warmwasseranlage, Lüftungsanlage etc. Weiterhin wird der Zustand der Wohnungen und deren technische Ausstattung festgehalten und in unserem elektronischen Wohnungskataster eingetragen.

Auswertung der bestehenden Mietverträge: Die aktuellen Mietverträge werden von uns hinsichtlich der Umlagefähigkeit von Betriebskosten, Wirksamkeit der Regelungen für Klein- und Schönheitsreparaturen, Angemessenheit der Miethöhe geprüft.

Kautionen: Mietkautionen müssen getrennt vom Vermögen des Eigentümers angelegt werden. Wir prüfen die Anlageform und das Vorhandensein der vereinbarten Kautionen.

Prüfung der aktuellen Versicherungsverträge: Auf Wunsch lassen wir für Sie gerne von einem unabhängigen Versicherungsmakler Ihre Verträge hinsichtlich der Deckungssumme und Beitragshöhe prüfen und lassen Parallelangebote erstellen.

Laufende Verwaltung: Im Folgenden geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über einige Bestandteile unserer täglichen Arbeit als Hausverwalter in der laufenden Mietverwaltung. Details entnehmen Sie bitte auch unserem ausführlichen Leistungsverzeichnis.

Zahlungsverkehr: Wir richten für Sie ein eigenes Bank- oder Sparkassen Konto ein, über welches ausschließlich der Zahlungsverkehr des einzelnen Hauses abgewickelt wird. Das Konto wird auf Ihren Namen eingerichtet, die Auszüge werden an unser Büro gesandt und wir erhalten eine Vollmacht für laufende, regelmäßige Zahlungsvorgänge. Guthaben aus diesem Konto werden nach näherer Abstimmung monatlich à cto auf ein von Ihnen zu benennendes Konto überwiesen.

Korrespondenz: Selbstverständlich führen wir die laufende Korrespondenz mit Mietern, Mieterverein, bei außergerichtlichen Angelegenheiten ggf. mit Anwälten und Behörden für Sie. Kopien aller nicht routinemäßigen Vorgänge erhalten Sie monatlich mit der Zusendung Ihrer Zwischenabrechnung.

Protokollierung aller Aufwendungen pro Wohnung bzw. Haus: Zunächst prüfen wir die eingehenden Rechnungen sowohl sachlich als auch rechnerisch und übernehmen diese dann in das jeweilige Wohnungskataster. Der Zahlungsvorgang erfolgt anschließend über unser Hausverwaltungsprogramm online.

.

Heizkostenabrechnungen: Ende Januar / Februar erhalten Sie Ihre Jahresabrechung. Diese enthält die Zahlen zur Übernahme in die Ihre V+V-Erklärung für Ihre jährliche Einkommensteuererklärung

Abrechnung der laufenden Betriebskosten mit den Mietern: Gemäß der geprüften Vereinbarungen der einzelnen Mietverträge generieren wir die Umlageschlüssel im Abrechnungsprogramm, prüfen die Soll- und Ist-Vorauszahlungen und erstellen daraus die individuellen Betriebskostenabrechnungen für die Mieter des Hauses.

Monatliche Zwischenabrechnungen: Wir halten Sie mit der Zusendung der Monatsabrechnung einschließlich Ausweis der aufgelaufenen Kosten und Kopien nicht routinemäßiger Rechnungen sowie der Korrespondenzkopien auf dem Laufenden. Sie erhalten verschiedene Auswertungen, aus denen Sie übersichtlich alle Zahlungsvorgänge, Zahlungsstände der Mieter, Stände der Kostenkonten und den Banksaldo entnehmen können.

Jahresabrechung: Ende Januar / Februar erhalten Sie dann von uns Ihre Jahresabrechung. Diese enthält die Zahlen zur Übernahme in die Ihre V+V-Erklärung für Ihre jährliche Einkommensteuererklärung zur Weiterleitung an Ihren Steuerberater.

Die technische Betreuung: Bestandteil unserer Dienstleistungen sind natürlich auch die Veranlassung und Abnahme von Instandhaltungsarbeiten und Reparaturen sowie Wartungen der technischen Anlagen, gegebenenfalls auch nach Rücksprache mit dem Eigentümer.

Nicht Gegenstand der laufenden Verwaltung sind allerdings Modernisierungsarbeiten, wozu etwa die Umstellung des Heizsystems, Bad-, Balkon-, Dach-, Wohnungs-, Treppenhaussanierungen oder das Einsetzen neuer Fenster oder das Anbringen von Wärmedämmfassaden gehören. Die Leitung und Beaufsichtigung dieser Arbeiten kann unter Zuziehung eines Architekten oder Bauingenieurs gegen Zusatzhonorar gerne erbracht werden. Sollte es sich dabei um Versicherungsschäden handeln, so übernehmen wir die Meldung und weitere Abwicklung. Bei besonders aufwändigen Versicherungsschäden berechnen wir gegebenenfalls Regiekosten, welche jedoch in der Regel von den Versicherungsgesellschaften erstattet werden.

Regelmäßige Begehungen: Unsere Unternehmensphilosophie ist die vor Ort präsente und engagierte Verwaltung. Wir halten es daher für unbedingt erforderlich, dass sich der zuständige Hausverwalter fortlaufend ein persönliches Bild vom Zustand Ihrer Immobilie macht. Dies geschieht nicht zu regelmäßigen, vorhersehbaren Terminen, sondern wird von uns in den täglichen Ablauf integriert.

Abwicklung von Mieterwechseln: Bei Eingang einer Kündigung prüfen wir zunächst die mietvertraglichen Regelungen, vor allem hinsichtlich der Kündigungsfrist, des Rückgabezustandes und der Wirksamkeit der Schönheitsreparaturenregelung nach aktueller Rechtsprechung.